امروزه مکاتبات اداری نظام‌مند به‌ویژه گزارش‌های اداری در برقراری ارتباطات تأثیرگذار درونی و برونی سازمان؛ نقش بسیار مؤثری ایفاء می‌کند.  با هر مکاتبه اداری، پیامی به مخاطب منتقل می‌شود که می‌توان از آن در تصمیم‌گیری‌ها، تحقیقات و اقدامات سازمانی بهره جست. از نگاه دیگر، مکاتبات اداری کارکنان سازمان‌ها نمایانگر زبان رسمی، فرهنگ، کمال و تعالی خواهی آنان است. تهیه و تنظیم نوشته‌های اداری مناسب و کارآمد، توانایی و کاردانی کارکنان و قدرت راهبری مدیران سازمان را به‌خوبی نمایان می‌سازد. شیوه درست نوشتن مکاتبات اداری، از نیازهای اساسی مدیریت و کارکنان سازمان‌ها به شمار می‌آید.